Co systém Lizion umí
Kompletní přehled funkcí systému pro provoz penzionu a restaurace — od rezervace přijaté na webu přes objednávku od stolu a sklad až po teploty v lednicích. Moduly se zapínají po částech, systém se přizpůsobuje provozu, ne provoz systému.
Kalendář a obsazenost
7 funkcíObrazovka, na které provoz začíná i končí. Rezervace jako pruhy přes noci, barevně odlišené podle původu, s úklidem odbavitelným přímo z kalendáře.
Měsíční, dvoutýdenní a týdenní pohled
Všechny pokoje pod sebou, rezervace jako pruhy přes noci. Přepnutí podle toho, jestli plánujete sezónu, nebo řešíte tenhle týden.
Den odjezdu zůstává volný
Noc, kdy host odjíždí, se nepočítá jako obsazená — pokoj jde rovnou znovu prodat. Systém ho jen označí k úklidu.
Barevné odlišení podle původu rezervace
Přímá rezervace, rezervace z provizního portálu a externí blokace jsou na první pohled rozeznatelné.
Rozpoznání těsné návaznosti hostů
Když jeden host odjíždí a druhý týž den přijíždí, kalendář na to upozorní a úklid označí jako prioritní.
Stavy rezervace
Nová, potvrzená, odbydlená — stav je vidět v kalendáři bez otevírání detailu.
Odbavení úklidu z kalendáře
Uklizený pokoj se odbaví jedním klepnutím, bez přepínání do jiného modulu.
Poznámky u rezervace
Co si host přál, na co si dát pozor, kdy dorazí — poznámka zůstává u rezervace, ne v hlavě recepční.
Rezervace ubytování
7 funkcíJádro systému. Ať rezervace vznikne kdekoli, končí ve stejném kalendáři a soupeří o stejné pokoje — dvojí prodej téhož termínu tím odpadá.
Jednotlivé i skupinové rezervace
Svatba, firemní akce nebo školení se vedou jako jedna skupina, ale s přehledem o jednotlivých pokojích.
Kontrola dostupnosti při zadání
Systém při zadávání nabízí jen pokoje, které jsou v daném termínu skutečně volné.
Jeden kalendář pro všechny kanály
Recepce, web i Booking.com zapisují do téhož kalendáře. Nikdo nic nepřepisuje a termíny se nepřekrývají.
Evidence hostů u rezervace
U rezervace je vidět objednavatel i všichni ubytovaní, včetně kontaktů a poznámek.
Počet snídaní u rezervace
Kolik snídaní se má na který den připravit, vidí kuchyně ve svém portálu bez ptaní na recepci.
Úprava a přesun rezervace
Změna termínu nebo pokoje se propíše do kalendáře, ceny i úklidu najednou.
Historie zásahů u rezervace
Kdo co změnil a kdy. Když se něco rozejde, je dohledatelné proč.
Pokoje, kategorie a lůžka
6 funkcíPokoj není jen číslo. Systém zná jeho skladbu lůžek a kategorii, a z toho počítá kapacitu, cenu i nabídku na webu.
Kategorie pokojů
Pokoje se sdružují do kategorií, které nesou společné vlastnosti, ceny i zobrazení na webu.
Skladba lůžek
U pokoje se eviduje, z jakých lůžek se skládá — ne jen kolik jich je. Z toho se odvozuje skutečná kapacita.
Typy lůžek
Manželská postel, samostatné lůžko, přistýlka — každý typ se počítá po svém.
Vybavení pokoje
Co pokoj nabízí, se vede na jednom místě a promítá se do popisu na webu.
Více budov
Pokoje mohou být rozdělené do budov nebo pater a kalendář to respektuje.
Vyřazení pokoje z prodeje
Pokoj v rekonstrukci se vypne a přestane se nabízet, aniž by zmizela jeho historie.
Ceník, příplatky a cenové nabídky
12 funkcíNejcitlivější část systému. Rozpis ceny počítá jediná část aplikace, takže se webová kalkulace nemůže rozejít s tou, kterou vidí recepce.
Cena podle kanálu prodeje
Přímá rezervace a rezervace z provizního portálu mohou mít jinou sazbu.
Sezónní ceny
Hlavní sezóna a mimo sezónu s nastavitelnými hranicemi — ne pevně zadrátovanými v kódu.
Cena podle délky pobytu
Jiná sazba za jednu noc a jiná za dvě a více nocí.
Cena podle obsazenosti pokoje
Příplatek nebo sleva podle toho, kolik lidí v pokoji skutečně spí.
Příplatek za snídani
Účtuje se za osobu a noc a vstupuje do celkové ceny i na doklad.
Příplatek za domácí zvíře
Za noc, nebo jednorázově za pobyt — podle toho, jak to máte nastavené.
Poplatek z pobytu
Místní poplatek se počítá automaticky a je vidět v rozpisu ceny.
Jedna částka pro hosta i recepci
Host i obsluha vidí tutéž cenu, protože ji počítá jedno místo v systému.
Cenové nabídky pro skupiny
Svatba, firemní akce nebo školení dostanou nabídku s vlastním odkazem ve třech jazycích.
Schválení nabídky hostem
Host si nabídku otevře, prohlédne položky a odsouhlasí — schválením vzniknou skutečné rezervace a termín je jeho.
Vlastní položky v nabídce
Do nabídky jde přidat cokoli mimo ceník — pronájem sálu, výzdoba, doprava.
Změna ceníku se promítne do portálů
Úprava sazby se odešle do napojených portálů, nemusíte ji přepisovat dvakrát.
Úklid
10 funkcíÚklid nepotřebuje vlastní tabulku ani ranní obcházení. Plán vzniká z odjezdů a odbavuje se z kalendáře nebo z mobilu.
Plán úklidu z odjezdů
Který pokoj se dnes uklízí, systém odvodí sám z odjezdů. Nikdo nic nevypisuje.
Prioritní úklid
Pokud tentýž den někdo přijíždí, označí se úklid jako prioritní a uklízečka to vidí první.
Odbavení z mobilu
Uklizený pokoj se odbaví přímo z telefonu v portálu personálu.
Odbavení z kalendáře
Recepce může úklid odbavit jedním klepnutím z kalendáře obsazenosti.
Historie úklidů
Kdy byl který pokoj uklizen a kým — dohledatelné zpětně.
Automatické přidělení uklízečce
Pokoje se rozdělí mezi personál ve službě podle plánu směn. Nikdo nemusí ráno telefonovat, kdo má co na starosti.
Upozornění na mobil
Uklízečka dostane svůj seznam do telefonu, včetně změn, které přijdou během dne.
Pravidelný generální úklid
Nad běžným úklidem po odjezdu běží vlastní perioda — systém pokoj sám vyzve k důkladnému úklidu po nastaveném počtu pobytů nebo dní.
Kontrolní seznam u pokoje
Co se má v pokoji zkontrolovat a doplnit, má uklízečka u sebe v telefonu a odbavuje to po položkách.
Uvolnění pokoje k prodeji
Odbavený úklid rovnou uvolní pokoj — recepce ho může nabídnout dalšímu hostovi bez doptávání.
Hosté, domovní kniha a Ubyport
8 funkcíZákon nevyžaduje jen objednavatele, ale každou ubytovanou osobu. Systém proto vede účastníky pobytu jednotlivě a hlídá, aby u zahraničního hosta nechyběl povinný údaj.
Každá ubytovaná osoba zvlášť
Nejen ten, kdo rezervaci objednal. U pobytu se vedou všichni účastníci jednotlivě.
Domovní kniha
Kniha hostů vzniká z evidence pobytů — nemusí se vést zvlášť v sešitě.
Údaje pro Ubyport
Datum narození, typ a číslo dokladu, číslo víza, účel pobytu i adresa včetně státu — vše, co hlášení cizinecké policii vyžaduje.
Hlídání povinných údajů u cizinců
Systém upozorní, když u zahraničního hosta chybí údaj, který hlášení potřebuje.
Čas ubytování
Eviduje se, kdy se host skutečně ubytoval — údaj, který hlášení také vyžaduje.
Slučování duplicitních hostů
Když stejný člověk vznikne v databázi dvakrát, záznamy se sloučí a historie návštěv drží pohromadě.
Historie návštěv hosta
U hosta je vidět, kdy u vás byl, na jakém pokoji a za kolik.
Citlivé údaje pod kontrolou
Číslo dokladu je citlivý údaj — vidí ho jen role, která na to má právo.
Restaurace a rezervace stolů
6 funkcíRezervace stolů i celých akcí s kontaktem na hosta. Otevírací doba se nastavuje po dnech včetně sezónních výjimek a promítá se i na web penzionu.
Rezervace stolů
Evidence rezervací s kontaktem na hosta, časem a počtem míst.
Kapacita jako souběh v čase
Systém pozná, že tři rezervace po sobě se do padesáti míst vejdou, zatímco tři ve stejnou hodinu ne.
Rezervace celých akcí
Svatba nebo firemní večeře se vedou jako akce, ne jako hromada jednotlivých stolů.
Otevírací doba po dnech
Každý den může mít jinou otevírací dobu, včetně sezónních výjimek.
Otevírací doba na webu
Co nastavíte v systému, to vidí host na webu penzionu. Nikdo to nepřepisuje ručně.
Stav stolů v sále
Obsluha vidí na tabletu, které stoly jsou obsazené a které volné.
Zařízení na provozovně
8 funkcíPřipojit jde běžný tablet, dotykový monitor i levný kiosek. Každé zařízení vidí jen tu část systému, která mu přísluší.
Kiosek na stole
Menu, objednávka, dezerty, přivolání obsluhy a platba — přímo u hosta v restauraci.
Tablet obsluhy
Příjem objednávek, stav stolů, volání od stolů a účtování v baru i v sále.
Monitor do kuchyně
Fronta objednávek, časy přípravy a odbavení chodů u výdeje.
Samoobslužný kiosek na recepci
Host, který dorazí po zavírací době, se odbaví sám: zadá jméno nebo číslo rezervace, systém ověří platbu a vydá kód k trezoru s klíči.
Mobil personálu
Směny, úklid, snídaně a obsazenost kdekoli, kde je personál zrovna potřeba.
Počítač recepce
Plná správa provozu — kalendář, rezervace, ceny, hosté, doklady.
Bez licencí na zařízení
Přidání dalšího tabletu nebo kiosku neznamená další měsíční poplatek.
Záznam o příjezdu
Ráno je v systému vidět, kdo a kdy přijel, i když u toho nikdo nebyl.
Sklad, receptury a inventury
11 funkcíNejotravnější práce v gastru, kterou systém udělá sám. Sklad zná svůj stav v reálném čase — bez ručního zapisování výdejek a bez čekání na měsíční uzávěrku.
Chytrá váha pro nápoje
Obsluha položí otevřenou láhev na váhu a je hotovo. Systém pozná, o jakou láhev jde, odečte hmotnost obalu a spočítá zbývající objem.
Inventura načatých lahví
I u načaté lahve vyjde přesné číslo — místo odhadu od oka, který jinde nikdo neověří.
Receptura u každého jídla
Ke každému jídlu na menu se jednou zadá receptura a dál se o ni není třeba starat.
Automatický odpis surovin
Ve chvíli, kdy kuchyně odbaví objednávku, systém sám odečte suroviny ze skladu v odpovídajícím množství.
Stav zásob v reálném čase
Odpověď na otázku „kolik čeho mám právě teď na baru a ve skladu" bez počítání.
Rozdíl očekávaného a skutečného
Kde zboží mizí a od kdy — rozdíl je vidět okamžitě, ne až za měsíc.
Návrh objednávky
Co je potřeba objednat do víkendu, aby nedošlo.
Spotřeba na porci
Jestli skutečná gramáž odpovídá receptuře.
Náklad na jídlo
Kolik zůstane z každého prodaného chodu.
Prošlé a blížící se expirace
Co je potřeba zpracovat tento týden.
Návaznost na dohled teplot
Protože systém eviduje, co v které lednici leží, dokáže při výpadku chlazení vyčíslit, jaké zboží je ohrožené.
Dohled nad technologiemi
12 funkcíVlastní čidla, vlastní firmware, vlastní vyhodnocení. Nejde o cizí krabičku s vlastní aplikací — teploty jsou součástí téhož systému jako rezervace a sklad.
Průběžné měření a historie
Teploty se měří průběžně a ukládá se historie po hodinách.
Meze pro každé čidlo zvlášť
Horní i dolní mez se nastavuje samostatně pro každé místo.
Okamžitý alarm
Upozornění e-mailem, SMS i přímo v aplikaci.
Hlídání výpadku jednotky
Mlčící čidlo je také alarm — systém pozná, že jednotka přestala hlásit.
Grafy průběhu
Průběh teploty za volitelné období, ne jen poslední hodnota.
Protokol pro hygienickou kontrolu
Sestava za období připravená jedním klepnutím.
Rozpoznání zhoršujícího se chlazení
Chladnička, které dochází chladivo nebo má zanesený kondenzátor, chladí déle a častěji dávno předtím, než přestane chladit úplně. Systém to pozná dřív, než teplota překročí mez.
Sledování chladicích cyklů
Délka a četnost cyklů jako ukazatel zdraví zařízení.
Odhad spotřeby energie
Upozornění na nárůst spotřeby, který obvykle předchází poruše.
Detekce otevřených dveří
Podle průběhu teploty systém pozná, že zůstaly otevřené dveře.
Bezdrátové propojení jednotek
Jednotky si předávají data mezi sebou, takže dosáhnou i do vzdálenějšího skladu.
Podepsaná komunikace a aktualizace
Zprávy z čidel jsou podepsané a firmware se aktualizuje na dálku. Podvržená hodnota se do systému nedostane.
Personál a směny
10 funkcíPlánování, které si personál odbaví z telefonu. Samostatné prostředí oddělené od administrace, kde každý vidí jen to své.
Vypisování volných směn
Vedoucí vypíše směny podle kategorií — kuchyně, obsluha, úklid, recepce.
Přihlašování personálu
Personál se na směny hlásí sám, bez telefonátů a zpráv.
Hlídání kategorie
Uklízečka se nepřihlásí na bar. Systém pustí jen to, co odpovídá zařazení.
Přehled neobsazených směn
Vedoucí okamžitě vidí, které směny zůstávají prázdné.
Mobilní portál personálu
Tři obrazovky: odpracované hodiny, přihlašování na směny a provozní kalendář.
Počty snídaní pro kuchyni
Kuchyně vidí v portálu, kolik snídaní se má na který den připravit.
Obsazenost pokojů pro úklid
Úklid vidí, které pokoje se dnes uklízejí, a odbavuje je z telefonu.
Docházka
Odpracované hodiny se odvozují z plánu směn a doplňují evidencí příchodů. Vedoucí má přehled bez papírové knihy.
Podklady pro mzdy
Souhrn hodin po osobách a obdobích, připravený k předání účetní bez ručního přepisování.
Upozornění na neobsazenou směnu
Notifikace v aplikaci, e-mailem i SMS, dokud se směna nezaplní.
Fakturace a platby
10 funkcíÚčtování je místo, kde se v běžném provozu ztrácí nejvíc času a vzniká nejvíc chyb. Tady doklad vznikne z toho, co se skutečně stalo.
Automatická faktura
Vystaví se z rezervace i s příplatky, snídaněmi a útratou v restauraci.
Zálohy a doplatky
Evidence záloh, hlídání splatnosti a upomínka před příjezdem.
QR platba
Na faktuře i v potvrzovacím e-mailu — host zaplatí z mobilu bez opisování čísel.
Platba u stolu
Kartou přes kiosek nebo terminál obsluhy, účet se uzavře sám.
Párování plateb
Příchozí platba se spáruje s dokladem podle variabilního symbolu.
Účtenky
Tisk i odeslání e-mailem, s vazbou na konkrétní stůl a obsluhu.
Podklady pro účetní
Přehled dokladů za období v podobě, kterou lze rovnou předat.
Firemní údaje a číselné řady
Logo, číselné řady, splatnost i text faktury se nastavují v aplikaci.
Doklady ve třech jazycích
Faktury a potvrzení pro zahraniční hosty v jazyce, ve kterém rezervovali.
Jedno místo, kde se hlídá zaplacení
Co je zaplacené a co ne, se sleduje na jednom místě — ne ve třech tabulkách.
Statistiky a přehledy
14 funkcíKdyž objednávky, rezervace i sklad procházejí jedním systémem, vzniká podklad pro statistiky sám od sebe. Nejde o grafy pro grafy.
Nejprodávanější a nejméně prodávaná jídla
Co se vyplatí držet na menu a co si dá pět lidí týdně.
Tržba a marže na jídlo i kategorii
Nejen kolik se prodalo, ale co z toho zůstalo.
Vytíženost podle hodin, dnů a měsíců
V kolik hodin je potřeba druhý kuchař.
Obrátkovost a oblíbenost stolů
Který stůl vydělává nejvíc a který stojí zbytečně.
Průměrná útrata na stůl a na hosta
Ukazatel, na kterém je vidět dopad nabídky dezertů.
Úspěšnost nabídky dezertů z kiosku
Kolik hostů si po hlavním chodu skutečně objedná dezert.
Doba přípravy podle jídla a kuchaře
Kde se tvoří fronta u výdeje.
Obsazenost v čase a meziroční srovnání
Kdy zdražit a kdy naopak nabídnout slevu.
Počty snídaní na každý den
Podklad pro nákup i pro kuchyni.
Průměrná cena za noc a délka pobytu
Jak se vyvíjí hodnota jedné rezervace.
Podíl přímých rezervací proti portálům
Kolik stojí rezervace z portálu proti přímé.
Odkud hosté jsou a jak často se vracejí
Opakované pobyty a původ hostů.
Výnos na dostupný pokoj
Ukazatel, který spojuje obsazenost s cenou.
Úspěšnost cenových nabídek
Kolik odeslaných nabídek skončí skutečnou rezervací.
Komunikace a upozornění
10 funkcíKomunikace s hostem nemusí žít v jiném programu než rezervace. Poštu vyřídíte u rezervace, ke které patří, a provozní upozornění chodí sama.
E-mailový klient v administraci
Firemní schránku čtete i odpovídáte přímo v systému, včetně složek doručené a odeslané.
Připojení vlastní schránky přes IMAP
Systém se připojí k e-mailu, který už používáte. Nemusíte zakládat novou adresu ani přeposílat poštu.
Odesílání přes SMTP
Odchozí pošta jde z vaší adresy, takže host vidí známého odesílatele. Na výběr je několik odesílatelů podle účelu.
Zpráva u rezervace
Korespondence zůstane u rezervace, ke které patří — nikdo ji nehledá v cizí schránce.
Šablony zpráv
Potvrzení, pokyny k příjezdu nebo poděkování po pobytu stačí napsat jednou.
Automatická potvrzení a upomínky
Potvrzení rezervace, upomínka před splatností i pokyny před příjezdem odejdou samy, ve správný čas.
Tři jazyky
Host dostane zprávu v jazyce, ve kterém rezervoval.
Upozornění v aplikaci
Nová rezervace, neobsazená směna nebo alarm z čidla se objeví rovnou v systému.
SMS pro provozní zprávy
Alarmy a naléhavé zprávy personálu dorazí i tam, kde se nekouká do e-mailu.
Log odeslané pošty
Co komu odešlo a kdy — dohledatelné, když host tvrdí, že nic nedostal.
Napojení a veřejný web
13 funkcíRezervace z recepce, z webu i z Booking.com končí ve stejném kalendáři. Web penzionu čte obsazenost přímo ze systému, takže host vidí skutečnost.
Veřejný web penzionu
Web ve třech jazycích s vlastní správou textů, který čte obsazenost přímo z Lizionu.
Živá obsazenost na webu
Návštěvník vidí skutečný počet volných pokojů na dnešní noc i nejbližší volný termín — ne obecnou frázi.
Web přežije výpadek systému
Když je systém krátce nedostupný, web se nezastaví: zobrazí pevné údaje a tváří se stejně.
Online rezervace
Host si na webu vybere termín, uvidí živě počítanou cenu včetně snídaní a příplatků a odešle rezervaci.
Okamžité zablokování termínu
Rezervace z webu se rovnou objeví v kalendáři a termín zablokuje.
Potvrzení hostovi
E-mail s rozpisem ceny a pokyny k příjezdu, v jazyce, ve kterém host rezervoval.
Booking.com
Stahování rezervací z portálu do kalendáře včetně ceny.
Kalendáře iCal
Obousměrná výměna obsazenosti s dalšími portály.
Odesílání cen na portály
Změna ceníku se promítne do napojených portálů.
Nabídky, potvrzení a upozornění; na výběr několik odesílatelů.
SMS
Alarmy a provozní zprávy personálu.
Platební brána
Karty a QR platby u stolu i online.
Účetní software
Export dokladů za období pro zpracování účetní.
Technologie, data a bezpečnost
14 funkcíSystém nepotřebuje vlastní server ani správce. Databáze je na hostingu penzionu, ne v cizím cloudu — provoz nekončí, když poskytovatel zdraží nebo zavře službu.
Provoz bez nároků
Běžný webhosting stačí. Žádný vlastní server, virtualizace ani správce.
Nic se neinstaluje
Otevře se v prohlížeči na počítači, tabletu i telefonu. Na telefonu jde přidat na plochu a chová se jako aplikace.
Data u provozovatele
Databáze je na hostingu penzionu, ne v cizím cloudu.
Automatické zálohy
Záloha databáze se pořizuje sama, uchovává se posledních třicet a stáhnout jdou kdykoli.
Dvoufázové ověření
Přihlášení druhým faktorem, otiskem nebo bezpečnostním klíčem.
Role s přesným rozsahem
Personál se nedostane k tomu, co nepotřebuje — kuchař nevidí ceny ubytování, úklid nevidí kontakty na hosty.
Historie zásahů
Kdo co změnil a kdy, u rezervací, cen i nastavení.
Šifrování citlivých údajů
Přístupové údaje a citlivá nastavení jsou uložené šifrovaně.
Podepsané aktualizace
Systém odmítne nainstalovat neověřený zdroj.
Podepsaná komunikace čidel
Podvržená hodnota se do systému nedostane.
Osobní údaje v nutném rozsahu
Zpracování jen v rozsahu nutném pro ubytování, bez předávání třetím stranám.
Vše nastavitelné v aplikaci
Ceny, sezóny, příplatky, otevírací doba i meze teplot se mění bez zásahu programátora.
Vlastní vývoj softwaru i hardwaru
Úprava na míru provozu není příplatková služba cizí firmy, ale běžná součást vývoje.
Postupné nasazení
Moduly se zapínají po částech. Provoz nemusí měnit všechno naráz a učí se po jednom.
Tohle všechno v jednom systému
Liměsto zastřeší celý provoz příměstského tábora — od první přihlášky po závěrečnou ekonomickou rozvahu.